Etika dan cara menulis email resmi

Cara dan etika menulis email untuk rekan kerja atau email lamaran pekerjaan yang bersifat formal maupun resmi tentu harus beretika dan minimal tepat untuk dibaca.
Email untuk rekan bisnis, rekan kerja maupun atasan tentu harus sopan dan jelas dengan susunan kalimat dan kata tidak membingungkan, buruknya email akan berakibat negatif terhadap kelangsungan bisnis kita maupun karier kita jika email tersebut untuk rekan kerja atau atasan kita.
Menulis email resmi
Menulis email resmi
Email formal tentunya harus dibuat singkat, padat dan jelas. Meskipun singkat dan padat namun hindari untuk menggunakan singkatan-singkatan yang membingungkan apalagi penggunaan gambar-gambar emoticon. Berikut ini tips cara menulis email resmi yang admin tulis ulang dari media online vivanews dot com, semoga artikel ini bisa membantu Anda ketika akan menulis email resmi.

Perkenalkan diri Anda

Pastikan memperkenalkan diri Anda pada awal paragraf email, terutama jika emailAnda ditujukan kepada orang yang belum Anda kenal sebelumnya.

Cek ejaan email.

Cek ejaan dan susunan kalimat serta kata dalam email Anda, baca beberapa kali sebelum menekan tombol kirim atau send. Hal tersebut sangat penting apalagi jika email tersebut akan ditujukan pada rekan bisnis maupun atasan Anda di tempat Anda bekerja.

Jika Anda membalas atau membuat email menggunakan smartphone, akan lebih baik lagi jika Anda perlu membaca email tersebut berulang kali dan pastikan susunan huruf sudah benar karena menulis menggunakan smartphone biasanya sering terjadi kesalahan salah tekan tombol huruf.

Cek fitur email.

Jika kita menerima email dengan beberapa teman atau orang lain juga menerima sebagai CC atau BCC, untuk membalasnya kita pastikan memilih yang penting saja yang akan kita balas. Jangan gunakan Reply All untuk membalasnya, karena email kita akan diterima semua penerima email sebelumnya dan hal tersebut tentu membuat penerima yang tidak berkepentingan justru tidak nyaman.

Perhatikan lampiran

Perhatikan ukuran lampiran sebelum Anda lampirkan file tersebut pada email, melampirkan file yang terlalu besar akan menyulitkan kita melampirkan/menguploadnya. Penerima email juga akan kesulitan menerima file lampiran jika berukuran terlalu besar, apalagi jika membukanya menggunakan handphone. Rubah terlebih dahulu ukuran lampiran menggunakan file Zip atau istilahnya dikompres terlebih dahulu.

Kurangi penggunaan singkatan

Sebisa mungkin jangan menggunakan istilah atau singkatan-singkatan yang akan membingungkan penerima email, terlalu banyak menggunakan singkatan akan mengesankan Anda malas membuat email atau Surel. Buatlah email dengan padat, singkat dan jelas kemudian gunakan juga font yang normal dan biasa saja, jangan gunakan font-font lucu atau aneh-aneh.

Gaya penulisan email

Sesuaikan gaya dan bahasa dalam penulisan email, bedakan email untuk teman biasa dengan teman kerja apalagi email untuk rekan bisnis dan atasan kerja.  Lebih baik membaca ulang email sampai beberapa kali sebelum mengirimkannya.

Format penulisan juga perlu Anda perhatikan, semisal penggunaan penebalan/blok kalimat ataupun penggunaan CAPS LOCK. Karena salah format penulisan juga akan menjadikan salah kesan juga pada penerima email Anda.

Alamat email

Setelah email dirasa jadi dan bisa Anda kirim, saatnya memeriksa alamat email dan pastikan alamat email utama atau email penerima lainnya benar. Jangan sampai alamat justru salah email, apalagi salah kirim email.

Postingan terkait: